Informacinės sistemos diegimas – ilgas (trunka nuo 0,5 iki 3 metų), ne mažo biudžeto reikalaujantis procesas, kurio metu įgyvendinami pokyčiai organizacijoje. Įmonėms, nesusidūrusioms su informacinės sistemos diegimu, dažnai kyla klausimas, kodėl sistemos diegimas užtrunka taip ilgai. Visų pirma, tai pakankamai didelis ir daug pastangų reikalaujantis iššūkis, kadangi reikia ne tik įdiegti sistemą, bet ir pakeisti žmonių elgseną, įpročius ir verslo procesus.
Tai pakankamai didelis ir daug pastangų reikalaujantis iššūkis, kadangi reikia ne tik įdiegti sistemą, bet ir pakeisti žmonių elgseną, įpročius ir verslo procesus.
Informacinės sistemos diegimas apima 9 etapus:
Planavimo etapo metu nustatomos problemos ir galimybės, apibrėžiami rezultatai, kuriuos pasiekti padės informacinė sistema, apsisprendžiama dėl biudžeto ir finansavimo šaltinių, nustatomos apimtys ir apribojimai. Etapo rezultatas – parengtas Business Case. Planavimo etapas, priklausomai nuo sistemos sudėtingumo gali trukti nuo 1 iki 6 mėn.
Įsigijimo etapo metu aprašomi preliminarūs poreikiai ir surenkama informacija iš rinkos, sudaromas ilgasis tiekėjų sąrašas (longlist). Apklausus tiekėjus sudaromas trumpasis jų sąrašas (shortlist) ir parengiami detalūs reikalavimai sistemai. Dar kartą apklausus tiekėjus ir įvertinus jų pasiūlymus, atrenkamas tinkamiausias pasiūlymas, pasirašoma sutartis su tiekėju ir inicijuojamas projektas. Trukmė nuo 2 iki 6 mėn.
Analizės etapo metu atliekama įmonės veiklos analizė, skirta išsiaiškinti, kaip informacinė sistema bus naudojama verslo kontekste. Informacija gali būti renkama susitikimų metu, peržiūrint dokumentus, vertinant teisės aktus, vykdant stebėjimus ir pan. Šio etapo rezultatas – parengtas analizės dokumentas. Trukmė labai varijuoja nuo informacinės sistemos apimties, minimaliai trunka apie 1 mėn., sudėtingų projektų atveju gali užsitęsti iki 8-10 mėn.
Projektavimo etape pagal anksčiau numatytus sistemos reikalavimus suprojektuojama naudotojo sąsaja, duomenų bazė, technologiniai komponentai, architektūra, taip pat detalizuojama sąveika su veiklos procesais. Etapo rezultatas – parengtas projektavimo dokumentas. Projektavimas priklausomai nuo sistemos tipo, apimties ir projektavimo būdo gali trukti iki 6 mėn.
Programavimo etape programuotojai rašo sistemos kodą ir dokumentaciją. Trukmė priklauso, nuo naudojamų standartinių sprendimų dalies t. y. jeigu reikia individualiai kurti daug funkcionalumo, etapo trukmė gali užimti iki 8-10 mėn.
Testavimo metu grįžtama prie analizės metu iškeltų reikalavimų sistemai ir jų atžvilgiu vertinamas sistemos atitikimas. Etapo rezultatas – ištaisytos identifikuotos klaidos. Testavimo etapas ir klaidų taisymas paprastai neviršija 2 mėn.
Diegimo etapas apima sistemos įdiegimą į įmonės IT infrastruktūrą. Techninės įrangos konfigūravimas ir programinės įrangos paleidimas trunka iki 1 mėnesio.
Mokymo etape organizacijos darbuotojai apmokomi tinkamai naudotis sistema. Mokymų metu darbuotojai ne tik apmokomi naujos informacinės sistemos funkcijų, bet ir kaip sistema turi būti naudojama įmonės veiklos procesuose. Mokymų trukmė labai priklauso nuo naudotojų skaičiaus ir sistemos funkcinės apimties. Vidutiniškai mokymų trukmė neviršija 1-2 mėn.
Bandymo etape pradedama naudotis informacine sistema. Galimi keli sistemos naudojimo pradžios variantai: tiesioginis, lygiagretus ir bandomasis perėjimas. Naudojant tiesioginį perėjimą prie naujos sistemos, senoji sistema išjungiama ir naujoji pradeda veikti tuo pačiu metu. Naudojant lygiagretų perėjimą, tam tikrą laiko periodą naudotojai naudojasi abejomis sistemomis. Bandomojo perėjimo metu viena naudotojų grupė tam tikrą laiko periodą naudoja naująją sistemą, kol kiti naudoja senąją. Bandymo etapui būtina skirti bent 1 mėnesį.
Taigi, norint įsidiegti informacinę sistemą reikia nusiteikti tam skirti nemažai laiko ir pastangų, bet pagal tinkamai nustatytus reikalavimus suprojektuota informacinė sistema, įgyvendinti procesų patobulinimai ir pakoreguota darbuotojų elgsena neabejotinai atpirks visą skirtą laiką ir pastangas.
