Projekto planavimas – vienas iš projekto valdymo procesų. Planavimo tikslas – numatyti, kokius darbus (kompleksus) būtina atlikti, numatyti jų vykdymo tvarkaraštį, apskaičiuoti reikalingų projektui išteklių poreikį bei sudaryti projekto biudžetą.

Projekto planavimas gali suteikti naudą, nes:

• Sumažina projekto riziką ir neapibrėžtumą
• Garantuoja projekto tikslų supratimą ir aiškumą
• Nustato priimtinus atlikimo standartus
• Numato priimtinas efektyviam darbų atlikimui kontrolės procedūras
• Leidžia per trumpiausią laiką, mažiausiomis pastangomis, pasiekti optimalius rezultatus

Projekto planavimas apima:

• Projekto apimties nustatymą
• Projekto veiklų nustatymą ir tvarkaraščio sudarymą
• Biudžeto sudarymą
• Projekto kokybinių rodiklių nustatymą ir rizikos įvertinimą
• Projekto komandos sudarymą ir komunikacijos planavimą
• Pirkimų plano sudarymą
• Vadybos ir projektinių planų patvirtinimą

Projektų vadovai planuodami ir valdydami projektus naudoja įvairias įrankines priemones. Daugelis naudoja įprastas elektronines lenteles bei teksto redaktorius.

Lietuvoje susidomėjimas projektų valdymu didėja, todėl daugelis žmonių, kurie susipažinę su projektų vadybos teorija, ieško ir renkasi darbo įrankius - programas, kuriomis naudojantis galima būtų ne tik efektyviai planuoti, bet ir sekti savo projektus bei kartu turėti vieną integruotą sistemą. Pateikiame rekomenduojamus projekto planavimo etapus panaudojant Microsoft Project:

1.       Hierarchinės darbų struktūros sudarymas (WBS) - projekto tikslai ir reikalingi atlikti darbai išskaidomi į smulkesnes, lengviau valdomas ir kontroliuojamas sudedamąsias dalis; nustatomos projekto pradžios ir pabaigos datos.

2.       Darbų sąrašo sudarymas- hierarchinė darbų struktūra išskaidoma darbų smulkumu.

3.       Darbų eiliškumo nustatymas - nustatomi darbų tarpusavio priklausomybės ryšiai, apribojimai.

4.       Išteklių planavimas - nustatomi veikloms reikalingi ištekliai.

5.       Trukmės nustatymas - remiantis turima informacija: darbų sąrašas, darbų eiliškumas, apribojimai,  reikalingi ištekliai ir kt., yra suderinamos bei nustatomos galutinės veiklų trukmės.

6.       Tvarkaraščio sudarymas - suderinama visa su projekto laiko planavimu susijusi informacija: ištekliai, veiklos, trukmės ir pan. - patvirtinamas galutinis projekto tvarkaraštis, identifikuojamas kritinis kelias.

7.       Biudžeto planavimas - identifikuojamos projekto veiklom priskirtų išteklių kainos, sudaromas pilnos apimties biudžetas.

8.       Projekto komandos planavimas - numačius atliktinus darbus, ir momentus, kada tai reikia atlikti, priskiriami asmenys, kurie bus atsakingi už planuojamų rezultatų gavimą ir tikslų pasiekimą.

9.       Sudarytas projektinis planas - tai išsamus, virtualus, saugantis istoriją elektroninis dokumentas, apimantis tokias dalis kaip biudžetas ir jo valdymas, kontroliniai taškai, atsakomybės, išteklių paskirstymas užduotims ir daugelį kitų  funkcijų.